Штатний розклад організації

Штатний розклад організації - Це документ, який відображає структуру компанії, перелік посад, розмір заробітної плати і додаткових виплат. Цей документ є однією з форм звітності юридичної особи. Навіщо потрібно штатний розклад і як його заповнити?

Штатний розклад організації не є первинним документом (документом, що є основою для ведення бухобліку), тому деякі керівники організацій вважають його складання необов'язковим. Але на практиці в більшості випадків податкові та трудові інспекції просять пред'явити цей документ при перевірці, а за його відсутність можуть оштрафувати. Відсутність штатного розпису може ускладнити звільнення співробітників за скороченням штату - Якщо немає затвердженого списку посад в штаті, то буде складно довести його скорочення.

Хто повинен складати штатний розпис організації? Однозначної відповіді немає. У великих фірмах складання штатного розкладу покладають на відділ кадрів або бухгалтерію, в малих підприємствах цим зазвичай займається бухгалтер чи керівник. Якщо керівник покладає складання штатного розкладу на працівника, в якого цей обов'язок не прописана в посадовій інструкції і (або) трудовому договорі, призначення відбувається за допомогою наказу по основній діяльності.

Як заповнити штатний розклад організації?

Для полегшення складання штатного розкладу в 2001 році була введена уніфікована форма № Т-3. У 2004 році до неї були внесені незначні зміни. Форма містить 10 граф. При необхідності можна додавати нові графи, але видаляти вже наявні не можна - якщо їх нічим заповнити, їх потрібно просто залишити порожніми. Як правильно заповнити штатний розклад організації? Давайте детально розглянемо форму № Т-3.

• Найменуванні організації: Слід вказати найменування компанії, воно має збігатися з її назвою в установчих документах.
• За ОКПО: Потрібно внести код організації з Загальноросійського класифікатора підприємств і організацій.
• Номер документа: Залежить від типу нумерації документів в організації (по роках або наскрізна).
• Дата складання: Дата фактичного складання штатного розкладу у форматі «дд.мм.рррр», вона передує даті початку дії документа.
• Період дії: Дата вступу документа в дію і період, на який він затверджується (зазвичай рік).
• Затверджено: Слід проставити дату і номер наказу «Про введення в дію штатного розкладу».
• Штат у кількості ___ одиниць: Загальне число штатних одиниць організації, заповнюється після складання штатного розкладу.

Тепер переходимо безпосередньо до графів штатного розкладу. Всього штатний розклад організації (точніше, форма № Т-3) містить 10 граф:

1. Найменування структурного підрозділу: Назва підрозділу, відповідне розробленої та затвердженої структурі підприємства.
2. Код структурного підрозділу: Код підрозділу, присвоєний йому для ведення документообігу та позначення його місця в ієрархії організації.
3. Посада: Посади співробітників повинні відповідати тарифно-кваліфікаційного довідника і загальноросійському класифікатору посад службовців і професій робітників зазвичай посади в кожному підрозділі вносяться в ієрархічному порядку в міру спадання важності- посаду в трудовому договорі повинна збігатися зі штатним розкладом.
4. Кількість штатних одиниць: Кількість штатних одиниць для кожної должності- для сумісників можливе зазначення дробових чисел (0,5, 0,25 та ін.) - Можна (і доцільно) вказувати вакантні посади.
5. Тарифна ставка (оклад): Місячна заробітна плата за посадою в рублях.
6. Надбавки (доплати): Стимулюючі виплати і компенсації, передбачені чинним законодавством або введені на розсуд організації- вносяться в рублевому численні небудь одиницях виміру, відповідних застосовуваної системі оплати праці.
7. Надбавки (доплати).
8. Надбавки (доплати).
9. Всього: Сума значень з колонок 5-8, помножена на значення колонки 4 (кількість штатних одиниць) - підсумкова сума по всіх посадах становить місячний фонд заробітної плати.
10. Примітки: Заповнюється за наявності «північних» надбавок або надбавок за науковий ступінь (в примітках дається посилання на відповідний закон) або за наявності працівників-відрядників.

Штатний розклад організації підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером. Якщо воно займає кілька аркушів, їх слід пронумерувати, прошити та скріпити документ печаткою та підписом керівника.

Внесення змін до штатного розпису

Зазвичай зміни до штатного розпису організації вводяться допомогою наказу по основній діяльності «Про внесення змін до штатного розпису» («Про часткову зміну штатного розкладу», «Про зміну штатного розкладу»), підписаного керівником або уповноваженою особою. Підставою для внесення змін можуть служити:

• перейменування посад або структурних підрозділів;
• зміна окладу;
• реорганізація підприємства;
• скорочення штату працівників або їх чисельності.

Змінене штатний розклад затверджується не пізніше, ніж за два місяці до фактичного введення змін. Працівники, яких торкнулися зміни в штатному розкладі, повинні бути ознайомлені з наказом під розпис.

Якщо ж зміни, що відбуваються в компанії, досить масштабні, можливо видання наказу по основній діяльності про затвердження нового штатного розпису.