Як керувати часом: 14 порад від експерта

Час - один з найцінніших ресурсів, яким ми володіємо в достатку. І від того, як ми його використовуємо, залежить результат, який ми отримуємо. Хочете навчитися розподіляти свій час так, щоб стати більш продуктивними і при цьому менше втомлюватися?

Ми розповімо вам про найкорисніших інструментах роботи з календарем, які описав Деніел Брауні - автор книги «Джерело енергії».

Принцип Парето говорить, що робота прагне заповнити весь відведений на неї час. Календар - це ваш інструмент для бюджетування часу, що дозволяє ефективно справлятися з будь-якою справою або проектом, над яким ви працюєте. Нераспланірованное час, швидше за все, буде зайнято роботою. Правильно використовувати свій календар вам допоможуть наступні правила:

1. Календар повинен представляти реальну картину того, як ви збираєтеся використовувати свій час.

У ньому має бути заплановано все, що вам важливо і необхідно зробити. Виняток може бути зроблено тільки для невеликих завдань, на які ви витратите менше п'ятнадцяти хвилин.

2. Знайдіть час, щоб визначити плани на конкретні дні і тижні.

Детальне планування допоможе вам зберігати концентрацію на тому, чим ви займаєтеся в конкретний момент, і не вибиватися з графіка. Планувати майбутній день найкраще напередодні ввечері, коли ви закінчили роботу і маєте уявлення про те, що слід перенести на завтра. Складання або коригування плану з ранку доцільно тільки в тому випадку, якщо вночі вам прийшла в голову творча ідея або ви згадали про невідкладне справі.

3. Позбавтеся від списків справ.

Виписавши на папір усе, що потрібно зробити, ви звільните голову, але проблема в тому, що у вашому списку діла не будуть обмежені конкретними термінами і, як наслідок, ви не будете знати, коли зможете їх виконати.

4. Використовуйте оповіщення для завдань, жорстко прив'язаних до часу.

Якщо у вас є справи, які необхідно зробити в строго певний час, включіть сповіщення або сигнал, який нагадає вам про них. Незважаючи на те що оповіщення допомагають зберегти відчуття часу, краще не використовувати їх для справ, не прив'язаних до часу, оскільки, якщо нагадування будуть надходити занадто часто, ви просто перестанете на них реагувати.

5. Заплануйте рішення для задач з гнучкими термінами.

Зазвичай справи, які не вимагають, щоб ними займалися в певний час, заносять в списки, часто про них забувають або переносять на наступний день. Включивши їх в свій розклад, ви збільшите ймовірність їх вирішення. Відведіть для них той час, коли вам, швидше за все, вдасться їх вирішити.

6. Зробіть календар своїм кращим другом.

Навіть якщо ви використовуєте електронний щоденник з налаштованими оповіщеннями, вам слід час від часу звертатися до свого календаря. Це дозволить вам отримати уявлення про майбутній день. Календар потрібно переглядати мінімум двічі на день. Краще всього, якщо ви будете заглядати в нього кожен раз, як закінчите чергову справу. Видаліть закінчені справи або виділіть їх кольором, щоб бачити, що робота над ними завершена.

7. Розбийте великі завдання на більш дрібні і заплануйте їх рішення.

Часто при роботі над великими проектами може здатися, що нічого планувати не треба, оскільки і так відомо, чим потрібно займатися протягом наступних кількох днів або тижнів. Однак якщо ви не дуже організовані, то приблизне уявлення про те, що ви робите, і приблизні терміни завдадуть удару по вашій продуктивності, так як відсутність часових рамок в розкладі позбавить вас відчуття терміновості. Не зійти зі шляху вам допоможе поділ проекту на підзадачі і планування рішення для кожного із них в календарі.

8. Не забудьте передбачити перерви між справами.

Основний камінь спотикання у плануванні - недолік реалізму. Плануючи вирішення завдань без урахування відволікаючих чинників або перерв, необхідних для перемикання на наступну справу, ви ризикуєте втратити фокус, вибитися з графіка і зіткнутися з необхідністю в час, що залишився надолужувати згаяне. З часом ви почнете думати, що планування не працює, і відмовитеся від думки про забезпечення продуктивності. Якщо ж ви передбачте відпочинок, перерва на обід, час на дорогу і відволікаючі фактори, то отримаєте реалістичну картину того, що вам належить зробити і на що буде витрачено ваш час, а значить, зможете більш ефективно спланувати свій день.

9. Заплануйте час на підготовку дзвінків і майбутніх зустрічей.

Вам напевно доводилося спізнюватися на зустріч через те, що ви не передбачили достатньо часу на дорогу і поява затримок. Запланувавши час на підготовку в своєму календарі, ви позбудетеся від стресу, якщо безпосередньо перед виходом потрібно з'ясовувати маршрут або шукати номер телефону в той момент, коли вже потрібно дзвонити клієнтові. Плануючи час на дорогу, з'ясуйте точний розклад транспорту та передбачте можливість перехопити по шляху чашку кави.

10. Заплануйте час протягом дня на непередбачені завдання і обставини.

Як часто ваші справи йдуть не за планом? Кожен день, раз на тиждень? Передбачте у своєму розкладі час під непередбачені обставини, а якщо вони не з'являться, ви завжди зможете використовувати його для виконання іншої роботи. Проаналізуйте, скільки часу протягом дня йде на позапланові дзвінки або перерви, і заплануйте його у своєму розкладі. Швидше за все, спочатку ви будете переоцінювати або недооцінювати необхідне вам час, але з досвідом точність вашої оцінки збільшиться.

11. Виробіть звичку планувати.

Як тільки у вас з'являється нова задача, відразу ж вносите її в свій розклад. Якщо з якоїсь причини це неможливо, зробіть замітку в блокноті, смартфоні, на планшеті або в будь-якому іншому пристрої, який ви використовуєте. Негайне занесення завдання в розклад, по-перше, позбавляє від необхідності пам'ятати про те, що вам потрібно зробити, а по-друге, виключає можливість того, що вона залишиться невирішеною.

Якщо вам доводиться регулярно контролювати запити або організовувати зустрічі, передбачте для них в календарі час протягом тижня, а потім просто додавайте пункти в передбачений інтервал. В електронному календарі, наприклад в Outlook, можна розміщувати ці пункти в розділі для нотаток. У паперовому щоденнику, де немає місця для всіх пунктів, можна оформити їх у вигляді окремого списку, прив'язаного до заданого відрізку часу.

12. Використовуйте тільки один календар і для планування роботи, і для всіх інших питань.

Коли мова йде про ваше життя, між роботою і дозвіллям не повинно бути поділу. Ці сфери вашого життя є відображенням того, як ви керуєте своїм часом. Використовуючи два календарі, ви розсіювати свою увагу і утрудняєте процес контролю над часом.

13. Скористайтеся методом осередків.

Його принцип полягає в тому, щоб розділити день на кілька великих тимчасових інтервалів. Максимальну ефективність забезпечують відрізки не менш ніж у півтори години. Число таких осередків може варіюватися від трьох до шести. Найпростіше сприймається день, що складається з трьох осередків, відповідних ранкового, денного і вечірнього періодам.

Тимчасові інтервали - не що інше, як блоки досягнень, або час, коли ви будете займатися самими значущими справами.

Одна осередок не припускає, що її займає тільки одна робоча задача. Ви можете запланувати на цей період будь-яку кількість справ. Наприклад, якщо розмір вашої ранкової осередку 3:00, можете запланувати в ній чотири 15-хвилинні і дві годинні завдання. Об'єднайте кілька дрібних завдань в 30-хвилинні блоки або, ще краще, занесіть їх у годинні осередки.

Відчувати себе зайнятими нас змушують невеликі завдання, а великі блоки сприяють формуванню продуманих планів і дарують відчуття, що ми досягли своєї мети. Намагайтеся не заповнювати комірки рутиною або непродуктивними завданнями. Якщо вам потрібно багато часу на адміністративні справи, створіть для них окрему клітинку. Ви повинні бути продуктивними, а не зайнятими. І не забувайте в кінці кожного інтервалу підбивати підсумки.

Структурування осередків допоможе вам максимально ефективно використовувати час, відведений на заплановані справи. У комірки слід вносити те, що для вас дійсно важливо.

• осередок, або вечір для розслаблення;
• осередок, або вечір побачень;
• осередок, або вечір, присвячений особистісному зростанню або навчання;
• осередок, або вечір, присвячений дітям і сім'ї;
• осередок для спілкування;
• осередок для роботи допізна;
• ячейка для походу в кіно;
• осередок для тренування.

14. Використовуйте з розумом вільний час.

Подивившись на осередки, ви отримаєте уявлення про те, скільки у вас є вільного часу. Кожен з п'яти робочих вечорів дає вам від трьох до шести годин вільного часу. Це п`ятнадцять - тридцять годин на тиждень. Ви можете витратити їх на що завгодно: розслабитися, поспілкуватися з родиною та дітьми, повечеряти в ресторані, сходити в кіно. Якщо до них додати вихідні (це ще тридцять 6:00, або додаткові шостій - дванадцятеро осередків), то ви отримаєте від п'ятдесяти до сімдесяти шести годин вільного часу на тиждень! Це ваш час для реалізації безлічі проектів - наприклад, для вивчення іноземної мови, написання книги і т. Д.

Скористайтеся цими порадами і ви зможете значно підвищити свою продуктивність, зберегти душевний спокій, легше контролювати своє життя і отримати більше вільного часу для себе і своїх коханих!