Як провести робочу нараду?

Один з найефективніших способів вирішити поточні або «наболілі» питання - це провести робоча нарада. Ось тільки ефективний він в теорії, а на практиці буває так, що наради лише відбирають робочий час. Чому так трапляється? Як провести успішне робочу нараду?

Для початку потрібно визначитися, навіщо вам потрібно робочу нараду і чи потрібне воно взагалі. У деяких компаніях наради перетворюються на своєрідний «розбір польотів»: начальник «випускає пару», але ніхто не виносить нічого корисного з цих нарад, і раз за разом повторюється одне і те ж. А іноді наради стають безглуздим ритуалом, але все одно всі продовжують збиратися в певний день, тому що «так треба». Толку ніякого, тільки робочий час витрачається.

Тому проводити робочі наради потрібно лише в тому випадку, якщо вам дійсно є, що обговорити. Можливо, є якась інформація, яку вам потрібно донести до всіх співробітників разом, і корпоративної розсилкою тут не обійдешся. Або ж вам потрібно прийняти якесь рішення, і перед його прийняттям ви хочете ознайомитися з думкою колективу.

Потім потрібно визначитися з часом і місцем проведення наради. Нерідко наради проводяться в кабінеті начальника, але при цьому багато співробітників можуть почуватися некомфортно. Справа навіть не в тому, що кабінет начальника може асоціюватися з «викликом на килим». Просто начальник і так головний, а в своєму кабінеті він - цар і бог. І деякі працівники просто будуть боятися висловлювати свою думку в такій обстановці.

Тому бажано проводити робочу нараду на нейтральній території. Це може бути переговорна кімната або конференц-зал. Якщо ж спеціальних приміщень для цих цілей, краще вже вам піти до працівників, а не запрошувати їх до себе. Так ви дасте їм зрозуміти, що вони - повноцінні учасники наради, а не просто аудиторія, покликана благоговійно слухати і піддакувати.

Також дуже важливо час, у який відбудеться робоча нарада: Правильно обраний час допоможе зробити нараду максимально продуктивним. Не варто збиратися на початку робочого дня (співробітники ще не прокинулися і не увійшли робочий ритм) і в кінці (співробітники втомилися і хочуть додому). Не варто також проводити робочу нараду до обіду (усі думки співробітників будуть про їжу) і відразу після нього (після ситного обіду думається погано). Тому оптимальний час для робочої наради - 10-11 годин ранку (за умови, що робочий день починається о 8-9, а не пізніше).

Щоб робоча нарада пройшло успішно, потрібно чітко визначитися з його метою і скласти список питань, які ви збираєтеся обговорити. Інакше нараду, заплановане на годину, може затягнутися на кілька годин і пройти за схемою «почали за здравіє, а закінчили за упокій». Причому не можна ставити собі занадто багато завдань: ви ризикуєте не вирішити жодної, бо будете намагатися укластися у відведений час, у підсумку на кожен конкретний питання часу залишиться мізерно мало.

Як бути з питаннями, які хвилюють працівників? Можна, звичайно, виділити для них час наприкінці наради, але ви точно впевнені, що встигнете? Краще відвести, скажімо, одне робоче нараду в місяць для вирішення питань, які хочуть обговорити самі працівники. У цьому випадку особливо важливо стежити за регламентом, щоб нараду не затягувалося.

Окресливши коло питань, визначитеся, кого з працівників ви запросите на робочу нараду. Навіщо запрошувати весь відділ, якщо питання безпосередньо стосуються тільки кількох людей, а інші будуть під час наради нудьгувати? Тому запрошуйте на нараду лише тих, хто дійсно буде корисний. Звичайно, бувають випадки, коли нараду потрібно проводити для всього колективу, але не потрібно зривати людей з робочих місць, якщо в цьому немає реальної необхідності.

Під час наради потрібно вести протокол або хоча б позначати для себе важливі ідеї. Тому що одна справа - обговорити, а зовсім інше - все це реалізовувати. Не потрібно сподіватися на свою пам'ять, іноді вона підводить нас в самий невідповідний момент. Наприкінці наради краще ще раз проговорити важливі висновки: По-перше, щоб переконатися, що всі зрозуміли один одного правильно, по-друге, щоб перевірити, чи не забули ви що-небудь.

Робоча нарада - це не захід для «галочки». Щоб воно пройшло успішно, потрібно до нього ретельно підготуватися, тільки тоді наради допоможуть зробити роботу більш ефективною.