Як все встигати на роботі

Приказка «робота не вовк, в ліс не втече» відноситься до розряду афоризмів, які рідко виявляються правдивими в реальному житті. Зазвичай такий підхід призводить до того, що ми не встигаємо за робочий день зробити все необхідне, і доводиться залишатися після роботи або брати роботу додому. Як все встигати на роботі?

Звичайно, ми зараз не маємо на увазі, коли вам потрібно зробити свідомо нездійсненний за відведений робочий час обсяг роботи, скажімо, під час дедлайну, термінового замовлення, або якщо начальник просто любить навантажувати вас роботою. Тут доведеться або працювати понаднормово (якщо гра коштує свічок), або звільнятися. Ми поговоримо про те, як усе встигати, коли обсяг роботи посильний, але щось заважає з ним справлятися.

Зазвичай є дві причини того, що ми щось не встигаємо на роботі: Це або нездатність взятися за роботу (коли ви занадто довго «розгойдуватися» на початку робочого дня або після обідньої перерви), або невміння планувати свій робочий час (відсутність навичок тайм-менеджменту) І загальна незібраність.

У першому випадку вам можуть допомогти наші поради, описані в статті «Як змусити себе працювати?»А в другому потрібно буде вчитися керувати своїм часом. Про тайм-менеджент написано вже чимало, але ми все ж дамо кілька порад щодо того, як усе встигати на роботі.

Комусь ці поради можуть здатися побитими і банальними. Але часто самі банальні поради - найдієвіші, бо в пошуках чудодійних рецептів, як усе встигати на роботі, ми забуваємо про дрібниці, які можуть зробити наше життя набагато простіше.

Одна з них - це планування робочого часу. Буває так, що ми не встигаємо щось зробити не через брак часу, а через те, що забули про це і згадали занадто пізно. Тому потрібно обов'язково записувати якщо не всі свої плани на день, то хоча б найважливіші з них. Чи будете ви використовувати щоденник, купу липких записок на моніторі або спеціальну програму для планування робочого часу - це справа ваша, аби вам було зручно.

Постарайтеся розділити робочий день на частини залежно від того, в які години дня ви найбільш продуктивні. Якщо вам краще працюється вранці, всі важливі справи робіть до обіду, а післяобідній час присвячуйте рутині і менш важливих справ. А якщо ви «розгойдувати» тільки до другої половини дня, під рутину відведіть первую. Звичайно, це не стосується термінових справ, які потрібно робити «прямо зараз» або «на вчора».

Другий важливий момент - це організація робочого простору. Купу робочого часу «з'їдають» пошуки потрібних паперів на столі і потрібних файлів в комп'ютері. Тому обов'язково тримайте робочий стіл в порядку, не звалюйте на ньому документи в купу. Те ж стосується і жорсткого диска вашого комп'ютера: велика кількість папок з назвами із серії «Нова папка (2)», «Нова папка (138)» і документів типу «Безіменний-466» точно не допоможуть прискорити робочий процес, а тільки загальмують його.

Також потрібно постаратися звести до мінімуму всі відволікаючі фактори. Серфінг в інтернеті, розмови і перекури з колегами, чаювання - все це, безсумнівно, весело, але на продуктивність впливає не кращим чином. Постарайтеся відволікатися якомога менше, можливо, тоді вам не доведеться цікавитися, як усе встигати: звідкись візьметься той час, якого вічно не вистачало.

Але цій раді потрібно слідувати без фанатизму: працювати зовсім без відпочинку неможливо. Щогодини-півтора робіть перерву на 5-10 хвилин, відверніться від комп'ютера, пройдіться, зробіть собі чай або каву. Або хоча б потягніться і зробіть пару простих вправ для зняття втоми. Якщо вам складно продовжити роботу «з середини» після перерви, робіть перерву після того, як ви виконали певне завдання і готові приступити до нового.

Ще один метод, що дозволяє встигати більше, носить назву «метод Юлія Цезаря». Великий полководець славився своїм умінням робити кілька справ одночасно. Тому постарайтеся поєднувати роботу рутинну з роботою інтелектуальної. Скажімо, роблячи ксерокопії документів, можете обдумувати комерційну пропозицію, яка вам належить скласти. Але не захоплюйтеся занадто сильно, щоб не виявилося, що ви накопіровалі зайвого.

Секрет того, як усе встигати на роботі, в більшості випадків криється у вашій організованості. Якщо начальство не вимагає від вас надприродного, досить правильно спланувати свій робочий день і розподілити справи, щоб за день встигнути зробити все, не надто при цьому напружуючись.