Вчимося планувати на місяць, тиждень і день

Ви щодня несете відповідальність за наради, зустрічі та робочі проекти, а в нагороду отримуєте зарплату і свободу від страху наслідків. Щоб зберегти відповідальність і не залишитися без нагород, навчитеся плануванню. Таку пораду дає Стів Макклетчі в книзі «Від термінового до важливого».

Мозковий штурм

Єдина практика, яку він пропонує, - мозковий штурм. Перш виділіть п'ять хвилин і запишіть мети. Подумайте про роботу, сім'ю, здоров'я, фінансах. Чим довше вийде список, тим краще.

Потім виберіть першу мету і розбийте на кроки. Розрахувати всі кроки відразу не вийде - вони проясняться вже в ході виконання мети. Тому почніть з базових.

Запитайте себе:

1. Що зробити спочатку?
2. Де і в кого дізнатися, як це робиться?
3. Які ресурси знадобляться?

Проштурмуйте інші цілі і приступайте до плану.

Три рівня планування

Макклетчі радить складати план на місяць, тиждень і день.

1. План на місяць.

   Відкрийте наступний місяць в календарі і додайте в нього кроки, які вивели з мозкового штурму. Згодом план на місяць покаже, як ви просунулися.

   Врахуйте, що відрядження, відпустка або похід до лікаря плануються заздалегідь. Також заздалегідь вносите в план завантажені сезони на роботі, коли потрібні всі вільні руки.

2. План на тиждень.

   
   
   
   

   Щотижня визначайте, які завдання на неї намічаються і коли їх треба закінчити.

   Так ви зрозумієте, виконати завдання відразу або протягом тижня, і чи знадобиться вам допомогу людей, до яких, знову ж таки, варто звернутися заздалегідь.

3. План на день.

   Плануйте щоденні справи ввечері, вранці або з приходом на роботу. Головне - до перевірки електронної пошти. Інакше ви витратите свій час на те, що важливо іншим.

   Що якщо ви складете план на день, але після перевірки пошти виявите термінові справи? Або термінові, але важливіше, ніж заплановані? У таких випадках план вкаже краще рішення - без нього ви порівнюєте повідомлення ні з чим.

Користь плану

Планування вимагає зусиль і самодисципліни. Легше взятися за перше ж справа, чим скласти план. Але з ним день пройде з користю.

1. Ви нічого не забудете.

   Мозку властиво нагадувати про забутих завданнях. Але невідомо, коли він нагадає - часто буває вже пізно. До того ж за раз мозок утримує одну-дві думки - як тільки додається нова задача, стирається стара.

   З планом простіше - досить пам'ятати, що йому треба слідувати. Так ви зосередитеся на одному завданню і не пропустіть деталі.

2. Ви встигнете більше за короткий термін.

   
   
   

   Покупець зі списком продуктів вийде з супермаркету швидше, ніж покупець без списку. Тому що такий список або план задає напрямок. Завдяки плану ви не втратите час на роздуми, що робити далі.

3. Ви станете діяти проактивно.

   Списки продуктів складають тому, що йти в магазин кожен раз, коли чогось не вистачає, - розтрата часу. Діяти так - значить діяти реактивно, бути заручником обставин.

   Заздалегідь складати план - активний спосіб дії. З його допомогою ви згрупуєте схожі завдання і заощадите час. І таким чином підпорядкуєте обставини.

4. Ви прийміть найкраще рішення.

   Сидячи на нараді, ви говорите «ні» іншим справам, якими могли зайнятися в цей час: відповісти на лист, закінчити проект або влаштувати вихідний.

   План дасть зрозуміти, що стоїть час і як його використовувати. Ви не навчитеся говорити «ні», ви навчитеся говорити «так» правильним справах.

5. Ви швидше відновитися після переривання.

   Якщо ви працюєте за планом і вас відволікли, досить звіритися з планом і відновити роботу. Інакше на відновлення піде більше часу, ніж на саму переривання.

Виробіть звичку

Остання порада Макклетчі: перетворите планування в звичку. Так ви захистите від прокрастинації і станете записувати завдання в календар без зусиль.