Ділові переговори по телефону

Зручніше і найефективніше вирішувати ділові питання при особистій зустрічі. На жаль, два зайнятих людини не завжди можуть викроїти час, щоб зустрітися, і часто доводиться обговорювати питання ділового характеру в телефонній розмові. Як правильно вести ділові переговори по телефону?

На перший погляд здається, що переговори по телефону вести складніше, ніж звичайні. При особистій зустрічі жести і міміка співрозмовника допомагають відстежити його реакцію на ваші слова і в залежності від цього коригувати лінію поведінки. А в телефонній розмові зворотний зв'язок обмежена інтонаціями. Говорячи по телефону, ви не можете використовувати міміку і жести для переконання співрозмовника, не можете при необхідності показати йому схеми або графіки. А ще особиста зустріч зазвичай не так обмежена за часом, як телефонна розмова.

Проте переговори по телефону мають свої переваги. Так, ви не бачите реакцію співрозмовника - але ж і він не бачить вашу. Вам не потрібно продумувати дрес-код і стежити за мімікою і жестами, головне - впевнений тон і правильні інтонації. До того ж, у разі чого ви можете пошукати в Інтернеті потрібну інформацію прямо в процесі розмови, не виказуючи свою непоінформованість. Тому успішність телефонних переговорів - у ваших руках, точніше - у вашому голосі.

Ділові переговори по телефону не можна вести «з бухти-барахти», до них, як і до будь-яких переговорів, потрібно підготуватися заздалегідь. Обов'язково підготуйте пам'ятку: про що ви будете говорити зі співрозмовником. Це дуже важливо, тому що при особистому спілкуванні вигуки («е-е-е», «м-м-м»), слова-паразити і фрази «не по справі» не так помітні, як при телефонній розмові. По телефону потрібно говорити чітко, викладаючи саму суть.

Але не потрібно заздалегідь подумки репетирувати телефонна розмова в подробицях. Зазвичай при таких репетиціях люди продумують не тільки свої репліки, а й реакцію на них співрозмовника. Однак де гарантія, що він відреагує саме так, як ви припустили? Якщо він виголосить репліку, якої ви не очікували, ви можете розгубитися і «завалити» переговори, тому що вони пішли не за вашим планом.

Дуже важливо правильно вибрати час для телефонного дзвінка. Не можна дзвонити вранці, відразу після початку робочого дня, і ввечері, коли робочий день добігає кінця. А під час обідньої перерви робочі дзвінки тим більше недоречні. Тому заздалегідь потрібно дізнатися, коли у вашого співрозмовника обід: можливо, у вас обідні перерви не збігаються.

Починати переговори по телефону потрібно з привітання - Ніхто не відміняв правила як ділового етикету загалом, так і телефонного ділового етикету зокрема. Навіть якщо ви знаєте, що вас впізнають по голосу або по визначено номер, не можна ігнорувати цей етап розмови. Також після привітання потрібно коротко викласти мету вашого дзвінка.

Не затягуйте переговори по телефону, викладайте інформацію максимально стисло, але при цьому змістовно, повідомляйте тільки найважливіше. Ось для цього і треба скласти пам'ятку, щоб не «розтікатися мислію по древу»: бережіть час співрозмовника, та й своє теж. Але при цьому не можна читати з папірця. Потрібно говорити лаконічно, чітко, структуровано і дохідливо.

Під час телефонних переговорів краще дотримуватися важливого тони - дружелюбного або нейтрального. Якщо ви роздратовані або засмучені чимось не відносяться до переговорів, намагайтеся не показати цього: співрозмовник може прийняти ваші інтонації на свій рахунок. Слідкуйте за своєю дикцією, говорите розбірливо, щоб співрозмовнику не доводилося вас перепитувати. Але не соромтеся перепитати, якщо не зрозуміли ви: краще все з'ясувати відразу, ніж машинально погодитися, а потім дізнатися, щоб ви, виявляється, дали згоду на невигідні для вас умови.

Після закінчення переговорів ні в якому разі не «бгають» розмова: Навіть якщо ви домоглися мети (або зрозуміли, що у вас нічого не вийде), не потрібно намагатися якомога швидше звільнитися від співрозмовника. Попрощайтеся так само спокійно і ввічливо, як і привіталися, не порушуйте темп бесіди.

Ділові переговори по телефону пройдуть успішно, якщо ви будете впевнені в собі. Слідкуйте за своєю мовою і інтонаціями, тоді у вас обов'язково вийде досягти поставленої мети, і ви зі співрозмовником залишитеся задоволені один одним.