Корпоративний портал: навіщо він потрібен?

У багатьох великих компаній є свій корпоративний портал. Мається на увазі не офіційний сайт, створений для спілкування з клієнтами і партнерами, а внутрішній сайт компанії, призначений виключно для її співробітників. Що це - розкіш чи реальна необхідність?

Почнемо з того, що корпоративний портал - це не зовсім веб-сайт, хоча він на нього і схожий. Функції корпоративного порталу ширше, ніж функції середньостатистичного сайту. Такий портал являє собою веб-інтерфейс, який об'єднує в собі функції інформаційного ресурсу, соціальної мережі і сховища документів та інших файлів. Зазвичай корпоративний портал доступний тільки у внутрішній мережі організації (интранете) - людина «зі сторони» на нього не зайде.

Навіщо компанії потрібен корпоративний портал? По-перше, він забезпечує зв'язок між різними відділами та підрозділами компанії, скорочуючи час на передачу важливої інформації. Особливо це актуально для банків та інших організацій, у яких є багато підрозділів (в рамках одного міста або в різних містах). Замість того, щоб повідомляти кожна філія про нововведення, можна розмістити інформацію на корпоративному порталі, щоб всі отримали її в строк.

По-друге, корпоративний портал забезпечує ефективну комунікацію співробітників. Це особливо важливо при роботі над спільними проектами. Як і в попередньому випадку, кожен співробітник може максимально швидко передати необхідну інформацію адресату. Персонал має легкий доступ до необхідних даних. Крім цього, інтегрована в портал соціальна мережа поповнює нестачу співробітників в спілкуванні - краще нехай вони спілкуються на порталі з робочих питань, ніж сидять на «Однокласниках».

По-третє, корпоративний портал полегшує документообіг і ведення звітності. Загальний файловий хостинг дозволяє завантажувати потрібні документи прямо на портал. Це полегшує спільне редагування документів. До того ж, резервна копія робочих матеріалів ніколи не завадить.

Корпоративний портал можна також використовувати для навчання та адаптації нового персоналу, укреленія горизонтальних зв'язків між підрозділами, зменшення потреби у відрядженнях. Процес роботи в організації стане більш прозорим. Це потрібно і співробітникам (поінформованість про специфіку діяльності компанії - важлива складова мотивації), і начальству (легше контролювати процес роботи співробітників).

Звичайно, є у корпоративних порталів і свої недоліки. Розробка, налагодження та підтримка та адміністрування порталу повинні виконуватись кваліфікованим спеціалістом, якому потрібно платити. Додайте сюди часові та грошові витрати на навчання співробітників користуванню порталом.

Також можлива витік корпоративних даних до конкурентів в разі злому порталу. Іноді конкурентам навіть не доводиться користуватися послугами хакера - достатньо одного несумлінного працівника, готового «злити» внутрішню інформацію конкурентам за певну плату. Так що дуже важливо забезпечити максимальну захищеність порталу - а це знову-таки витрати.

Існує кілька підходів до створення корпоративного порталу. Можна замовити розробку порталу з нуля, тоді він буде максимально відповідати вашим індивідуальним вимогам. Але така розробка коштує недешево, займає багато часу, плюс потрібно буде платити розробникам за постійну підтримку. Можна купити готову платформу, яку доведеться доопрацювати під свої потреби - але для цього, найімовірніше, знадобляться вузькопрофільні фахівці.

Тому в більшості компаній воліють купувати готові рішення на базі системи управління вмістом (CMS). Такі системи мають інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, так що після установки і налаштування системи спеціалістами адмініструвати корпоративний портал зможе практично будь-який співробітник. Йому не знадобляться знання програмування або HTML-верстки. Але це не означає, що портал можна залишити без техпідтримки - просто в цьому випадку вона обійдеться вам дешевше.

Корпоративний портал - це ефективна система внутрішньокорпоративної комунікації, дозволяє оптимізувати бізнес-процеси у великих компаніях з безліччю співробітників, відділень і філій. Але якщо у вас маленька фірма, весь штат якої поміщається в двох кабінетах, навряд чи вам знадобиться такий портал - овчинка не буде варта вичинки.