Як складати запит в архів?

Якщо Вам знадобиться отримати з архіву яку-небудь інформацію (копію метричної записи, довідку про зарплату, виписку з наказу - загалом, будь-яку), то Ви стикаєтеся з проблемою, вірніше навіть із двома:

1. Куди направити запит?

2. За якою формою цей запит складається?

На перше питання відповісти легко, тому що практично у всіх країнах архіви фондується за регіональною ознакою. Якщо перевести цю мудровану фразу нормальною людською мовою - архіви приймають і зберігають документи тих організацій, які розташовані на даній території (область, місто, район і т.д.)

Тобто, якщо Ви зараз проживаєте в Україні, а довідка Вам потрібна про Вашу роботу в Казахстані, то запит потрібно направляти в Казахстан, в архів тій області, де Ви працювали. Якщо Ви живете в Росії, і Вам потрібно отримати метричну запис про народження діда, який народився в Харкові, то запит потрібно направити в Державний архів Харківської області.

Запит краще відправляти рекомендованим листом з повідомленням про вручення, щоб бути впевненим - Ваш лист дійде до адресата.

Що стосується другого питання - в якій формі складається запит - тут ще простіше. У довільній! От тільки не треба багато писати. Архів відповідає на конкретний запит. Тому оптимальними будуть такі:

"Прошу вислати мені виписку з метричної книги про народження такого-то (повні прізвище, ім'я, по батькові). Народився тоді-то там-то". Все!

Або: "прошу вислати мені архівну довідку - виписку з наказу про прийом на роботу. Був прийнятий в таку-то організацію (обов'язково повна назва та підпорядкованість) тоді-то (місяць, рік) на таку-то посаду.

Це інформації буде достатньо для працівників архіву.

Ну а якщо все-таки у Вас виникають труднощі із складанням запиту, то можна проконсультуватися у фахівців. У кожному місті і районі є державний архів, де Вам детально пояснять, як і куди потрібно відправити лист, допоможуть знайти адресу потрібного архіву.

Що стосується архівів ЗАГС, то тут є певні складнощі: РАГСи у більшості країн СНД довідки за метричними книгами приватним особам видають з великими застереженнями. Тому якщо Вам потрібна довідка з архіву РАГСу, то в цьому випадку краще всього підійти до найближчого до Вас відділ РАЦС і проконсультуватися там.