Як правильно провести презентацію?

Проведення презентації як один з видів публічних виступів у багатьох викликає тремтіння в колінах. І часто неправильне проведення презентації прирікає навіть найефективнішу і вигідну ідею на фіаско. Як же правильно провести презентацію?

Щоб презентація пройшла успішно важливо приділити час для її підготовки. Рідко добре проходить презентація, що не продумана до кінця, коли оратор раз у раз затинається, плутається і т.д. Візуальні посібники, наприклад, плакати з графіками або схемами або ж комп'ютерна презентація, повинні бути наочні і зрозумілі глядачам.

Типова схема будь-якої презентації включає в себе, по-перше, невелике (!) вступ, в якому пояснюється мета проведення даної презентації, актуальність проблеми. Основна частина презентації має бути сконцентрована на найважливіших достоїнства і переваги пропонованого товару або ідеї. Наприкінці презентації бажано стисло підбити підсумок сказаного, вкотре підкресливши найважливіші моменти.

Якщо презентація проводиться з використанням проектора або якийсь інший апаратури, то перед початком презентації необхідно ретельно перевірити справність усіх використовуваних пристроїв. Вкрай негативно позначаться на загальному враженні про презентацію різні технічні неполадки і неув'язки.

Доповідач не повинен спізнюватися на презентацію, бажано прийти завчасно, зібратися з думками, налаштуватися на потрібний лад. Доповідач повинен бути готовий до можливих питань аудиторії.

Існує кілька основних правил успішного проведення презентації.

Бажано не читати доповідь з листка. По-перше, коли очі доповідача опущені вниз, йому важко встановити візуальний контакт з аудиторією. По-друге, для слухачів залишається незрозумілим: чи повинні вони слухати доповідача або ж читати вголос разом з ним.

Не варто класти обидві руки в кишеню, особливо на довгий період часу. Руки в кишенях - ознака скутості, невпевненості, скритності. Якщо одна рука все ж лежить в кишені - не страшно, проте слід дотримуватися обережності, щоб сторонні звуки, начебто дзвону ключів, не відволікали аудиторію від презентації.

Указкою потрібно користуватися лише за потребою, а не розмахувати нею протягом усієї презентації. Рух указки відволікає аудиторію.

Не рекомендується облокачиваться на стіл або кафедру протягом тривалого періоду часу, інакше слухачі будуть зосереджені на тому, щоб вловити момент падіння доповідача, а не на самій презентації.

При проведенні презентації бажано дивитися на аудиторію, а не на стелю або настання плакати, наприклад. Доповідач не повинен захаращувати собою візуальні предмети, ні в якому разі не повинен повертатися спиною до аудиторії.

Говорити слід голосно, чітко, повільно, щоб всі присутні могли почути доповідь. У великих аудиторіях рекомендується використовувати спеціальну звукову апаратуру (мікрофон, колонки). Монотонне нудне читання доповіді викликає нудьгу, тому доповідач повинен тоном і темпом голосу виділяти потрібні моменти у своїй промові.

Доповідачу рекомендується робити паузи на місці відповідних розділових знаків. На місці коми робиться коротка пауза, тире - трохи довше, точка - найдовша пауза.

Під час проведення презентації доповідач може пересуватися по кімнаті. Таким чином досягається більш близький контакт з аудиторією. Однак «миготіти» з боку в бік не бажано - це дуже відволікає слухачів.

Увагу слухачів важко утримувати довго, тому на презентацію відводиться зазвичай не більше години часу. Якщо ж планується проведення декількох різних презентацій, то вони можуть бути зовсім коротенькими, щоб «вкластися» в регламент часу.

У презентації обов'язково повинні бути присутніми ключові слова і поняття. Саме вони допоможуть слухачеві надалі ідентифікувати отриману інформацію.

Щоб слухачі покинули презентацію з почуттям задоволення і відчуттям, що час було витрачено не дарма, корисно подарувати їм на пам'ять барвистий буклет-конспект презентації або ж DVD-диск з презентацією. Це, по-перше, є підтвердженням слів доповідача, а, по-друге, гість, йдучи не з порожніми руками, сприймає отриману інформацію як свою, що істотно підвищує шанси на успіх.