Як написати діловий лист

Якщо ви думаєте, що писати листи вже давно неактуально, то ви помиляєтеся. Нехай навіть не написані від руки, не запечатані в конверт і не доставлені з допомогою звичайної пошти, а передані за допомогою інтернету, вони досі є зручним і важливим джерелом інформації.

Листи для спілкування з друзями та родичами, а саме їх оформлення, не мають жорстких вимог. Однак залишилася сфера, в якій цьому приділяється належна увага. Мова йде про діловому листуванні - Найважливішої частини взаємин між партнерами, клієнтами, замовниками, роботодавцями та працівниками. Необхідно чітко знати, як правильно написати лист, чим відрізняється діловий лист від особистого, що має включати в себе оформлення листа, як писати листи для різних ситуацій, в якій послідовності помістити інформацію, які слова слід вживати.

Діловий лист - це свого роду візитна картка компанії. Тому грамотно складене діловий лист - запорука формування позитивного іміджу компанії. Сучасне ділове лист - це, насамперед, службове послання у вигляді офіційного документа, а також у формі всіляких підтверджень, пропозицій, прохань, запитів, нагадувань, доручень, претензій, поздоровлень, співчуттів і відповідей на них.

Діловий лист має бути бездоганним в усіх відношеннях: Навіть незначне відступ від правил може зробити його неправомірним з юридичної точки зору. Правильно оформлене, написане гарною мовою на фірмовому бланку, однозначне за змістом діловий лист - одна із запорук успіху вашої справи. Для написання зазвичай використовується фірмовий бланк з емблемою фірми, її повною назвою, поштовим і телеграфним адресою, телефоном, факсом і банківськими реквізитами.

Шапка листи, яка містить звернення до адресата, звичайно оформляється так: Посада та ПІБ адресата пишуться у верхньому правому куті листа. Безпосередньо звернення оформляється по центру листи і закінчується знаком оклику. Шапка може бути виділена жирним шрифтом. Залежно від ситуації можна використовувати наступні приклади звернень: "Шановна пані Іванова!", "Шановний Михайле Петровичу!", "Шановний пане директор!", "Шановні панове!". Звернення розміщується посередині сторінки. При цьому слід врахувати, що в діловому листі у зверненні неприйнятні скорочення типу "пан", "пані" або вживання ініціалів людини.

Далі слід вступ, де необхідно коротко і чітко сформулювати основну мету ділового листа, причину, по якій відправляється даний лист. Наступний розділ - основна частина, де викладається основна ідея і суть ділового листа. Потім йде коротке резюме, підведення підсумків. Тут найчастіше вживаються такі фрази: "Сподіваємося / сподіваюся ...", "Упевнений / впевнені ...", "Просимо вибачити за затримку з відповіддю" і т.п.

Закінчується діловий лист ввічливій підписом: "З повагою, ... (посада адресанта), ... (ПІБ адресанта)". У міру необхідності можна вказати контактний номер телефону, назву і фізичну адресу компанії, адресу сайту компанії. Якщо лист містить додатки, то вони оформляються на окремих аркушах. При цьому нумерація листів може бути спільною для всього документа або окремої для основного листи і кожної програми. Інформація про додатки повинна міститися в тілі основного листи перед підписом. Мета більшості документів - зацікавити адресата, переконати його, змусити діяти в потрібному для автора напрямку. Тому текст листа повинен бути однозначним, лаконічним, точним і ясним.